총무부 2년차, 아직도 버벅이는 내가 구조화를 시작한 이유

총무부에 온 지 2년째. 과장을 달고 있지만 솔직히 아직도 버벅이고 어렵다.

총무부는 이상한 부서다. 다른 부서에 업무분장이 없는 일은 전부 우리 몫이 된다. 그래서 매일이 처음 보는 일이고, 매일이 도전이다.

그러던 중 한 임원분의 강의를 들었다. 핵심은 하나였다. 막막한 일일수록 구조화하라.

그래서 결심했다. 일도, 운동도, 골프도, 돈 관리도
내 모든 것을 구조화해보기로. 이 블로그는 그 기록이다.

1. 구조화란

단순히 쪼개는 게 아니다. 세 단계다.
① 분해 : 막막한 덩어리를 작게 쪼갠다. “아는 것”과 “모르는 것”이 나뉜다.
② 핵심 분석 : 쪼갠 것 중 무엇이 본질인지, 무엇이 곁가지인지 가려낸다.
③ 우선순위 : 무엇부터 할지 순서를 정한다.

쪼개면 보이고, 핵심을 찾으면 가벼워지고, 순서를 정하면 움직일 수 있다.

그리고 구조화로 이해한 것은 시트로 만들어 체계적으로 관리한다. 구조화가 생각의 기술이라면, 체계화는 운영의 기술이다.

2. 나의 분해 도구 두 가지

첫째, 5가지 기준. 어떤 업무든 이 다섯 칸에 넣는다.
① 업무주체 : 누가 하는가
② 프로세스 : 어떤 순서로 흐르는가
③ 제도 : 어떤 기준과 규정이 있는가
④ 시스템 : 어떤 양식과 전산으로 처리하는가
⑤ 커뮤니케이션 : 누구에게 보고하고 공유하는가

둘째, 용어 3단 정리. 모르는 용어는 세 가지로 분해한다.
① 어원 : 원래 무슨 뜻인가
② 법적 의미 : 법과 규정에서는 어떻게 쓰는가
③ 실무 의미 : 현장에서는 실제로 어떻게 쓰는가

3. 왜 기록하는가
구조화만 하면 그 순간만 해결된다. 찾고 해결한 과정을 흘려보내면 다음에 또 헤맨다. 기록해야 자산이 된다. 그리고 나처럼 헤매는 누군가에게도 닿는다.

전문가의 정답이 아니다. 입사 10년차(총무부 2년차)가 모르는 걸 구조화로 돌파해가는 과정을 남긴다.

구조화하고, 체계화하고, 기록한다. 시작한다.