구조화로 일하는 3가지 도구 ① TO-DO 리스트

첫 번째 도구는 투두리스트다.
투두리스트의 본질은 두 가지다
 
1. 해야 할 일을 기록한다.
2. 그 기록을 한 곳에 모은다.
 
첫 번째는 누구나 한다. 문제는 두 번째다. 나도 기록은 늘 했지만 너무 여러 군데에 했다.
이면지에 적고, 노트에 적고, 폰 메모에도 적고, 포스트잇에도 적었다. 그러면 정작 찾을 때 어디 적었는지를 모른다.
이면지는 사라지고, 노트는 여러 권이라 헷갈린다. 적어도 못 찾으면 안 적은 것과 같다.
그래서 한 곳으로 모았다. 딱 한 곳, 스프레드시트로.
스프레드시트는 폰·PC·패드에서 똑같이 열리고 동기화된다. 출근길 지하철에서 "그거 처리해야 하는데" 싶을 때 폰으로 적어두면, 회사 PC 앞에 앉았을 때 그대로 떠 있다. 어디서 적든 같은 한 곳에 쌓인다.
왜 이게 가장 먼저냐면, 구조화를 하려면 먼저 내 일이 전부 한자리에 있어야 하기 때문이다.
흩어져 있으면 뭘 쪼개고 뭐가 핵심인지 따질 대상조차 안 보인다. 그래서 흩어진 일을 한 곳에 모으는 게 가장 선행 단계다.
구조화는 내 업무를 알고 나서 하면 된다고 생각한다.
 
쓰는 법은 단순하다.
 
1. 월요일부터 금요일까지 한 줄로 칸을 두고, 그 아래에 그날 할 일을 위에서부터 적는다. 칸이 모자라면 늘리면 된다.
2. 끝낸 일은 지우지 않고 취소선을 긋는다. 단축키 Alt+Shift+5를 쓰면 된다.
    (지우지 않는 건, 뭘 했는지 남아야 나중에 돌아볼 수 있어서다.)
3.그날 못 한 일은 복사해서 다른 날에 붙여넣으면 된다. 미뤄진 일도 사라지지 않고 따라온다.
4.날짜는 수식을 걸어둬서 첫날짜만 정하면 자동으로 따라온다. 계속 아래로 복사하면 되고, 텍스트뿐이라 무겁지도 않아서 나는 반기 혹은 1년 단위로 시트를 관리할 생각이다.
 
한 곳에 모으면 책임도 분명해진다. 한 곳에만 적기로 정하면, 놓쳤을 때 핑계가 없다. 시트는 적은 걸 잊지 않으니, 놓쳤다면 내가 안 적은 거다.
날짜 칸에 그날 할 일을 적는 게 전부지만, 이거 하나로 일이 새는 게 확 줄었다.
이건 구조화로 일하는 세 가지 도구 중 첫 번째다.
다음 글에서는 반복되는 업무를 빠짐없이 처리하는 두 번째 도구, 체크리스트를 다뤄보려 한다.
구조화하고, 시스템화하고, 기록한다.

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이 투두리스트, 그대로 가져가세요
아래 링크를 누르면 본인 구글 드라이브에 사본이 만들어집니다. 첫날짜만 바꾸면 바로 쓸 수 있습니다.
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TCLjxdGih8SV8M5qpdjOWzS67pLWHacce4Olf1rRWnw/copy?usp=sharing
 
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